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Terceiros: Melhores Práticas de Gestão para o Ambiente de Negócios

As relações das empresas com os seus terceiros no dia a dia do ambiente de negócios sempre foram e serão norteadas por desafios, especialmente após a edição da Lei 12.846/13 – Anticorrupção, a qual responsabiliza as pessoas jurídicas nas esferas administrativa e civil pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira.

Temos por terceiros todos os atores que atuam em parceria para que os objetivos das organizações e das empresas sejam alcançados, ou seja, alguém que fala e age em nome da organização. Nesse universo, temos fornecedores de insumos, prestadores de serviços, parceiros de negócios, associados, representantes comerciais ou de vendas, subcontratados, distribuidores, procuradores, despachantes e até clientes. Sim, os clientes! Estes são e devem ser considerados também como terceiros.

Expressões como transferência, repasse, atribuição, acesso, entrega e delegação estão diretamente associadas às atividades terceirizadas.

Mas as organizações e as empresas contratam terceiros por quais razões? Realizam diligências adequadas? Confiam, conhecem e monitoram? Sabem de quem é a responsabilidade pela gestão das atividades e serviços prestados? Como detectar que o serviço de um terceiro está sendo ineficaz? E por fim, sabem quanto o seu terceiro se utiliza de serviços de outros terceiros?

Pois bem, estas e outras questões devem estar no “radar” dos gestores empresariais, de modo a aperfeiçoarmos o ambiente de negócios e “trazermos para o jogo” todos os terceiros que compõem a cadeia produtiva, independentemente do seu porte e do segmento de atuação.

Vale lembrar que a terceirização não é apenas um fenômeno jurídico, mas sobretudo um fenômeno de gestão e de administração. Com a evolução da dinâmica do mundo dos negócios e a descentralização de muitas das atividades, a terceirização passou a ter atuação quase que ilimitada, desde a diversificação dos processos de produção, passando pela desburocratização da estrutura administrativa, até as questões econômicas de custo versus benefício. Ou seja, ao final, a terceirização deve agregar valor e saber ao negócio.

A legislação sobre a flexibilização das regras trabalhistas vem evoluindo desde a década de 60 – livre iniciativa, trabalho temporário, contrato por prazo determinado, banco de horas etc. – e a terceirização não foge a essa evolução. E exemplo disso, temos a Súmula 331, do Superior Tribunal do Trabalho, a qual impõe limites jurídicos à terceirização, e o Projeto de Lei da Câmara dos Deputados 30/15, o qual deve ser acompanhado com atenção, considerando os diversos temas tratados em seu conteúdo, tais como o próprio conceito de terceirização no âmbito das empresas privadas (“transferência feita pela contratante da execução de parcela de qualquer de suas atividades à contratada”), requisitos, responsabilidade solidária, deveres do contratante e da contratada, multas, dentre outros.

Por falar em legislação, não podemos deixar de considerar, além da Lei 12.846 – Anticorrupção, a Lei 12.850/13 – Crime Organizado e a Lei 9.613/98 – Prevenção ao Crime de Lavagem de Dinheiro, no âmbito de gestão dos terceiros. Basta vermos o estrago que a Operação “Lava Jato” vem fazendo em diversas organizações e empresas, muitas delas terceiras, envolvidas em algum tipo de ilícito contra a administração pública.

Diante deste cenário, é fundamental gerenciar os riscos envolvidos nas relações com terceiros, sejam eles quais forem, trabalhistas, tributários, previdenciários, de logística, de gestão e até de prevenção ao cometimento de ilícitos.

Conhecer os terceiros e as suas práticas de gestão e condução de negócios, bem como conscientizá-los da necessidade de adoção das melhores práticas de governança é imperativo, sobretudo se considerarmos o cenário macroeconômico atual e futuro, onde não haverá espaço para organizações e empresas despreparadas.

As organizações e as empresas têm, neste momento, uma ótima oportunidade para “fazerem a lição de casa”, reunir os seus terceiros e chama-los a aderir às regras do jogo.

Os terceiros, pequenas, médios e grandes, que desenvolverem ou aperfeiçoarem as suas estruturas de governança certamente terão um diferencial de concorrência e maior perspectiva de oportunidades de negócios.

Para ajudar as pessoas jurídicas a se prepararem para esta nova realidade, é fundamental contar com uma assessoria de compliance e gerenciamento de riscos corporativos, considerando os diversos tipos de relacionamento e interfaces, seja com o Poder Público, seja com parceiros de negócios, prestadores de serviços e mão-de-obra terceirizada, de acordo com o segmento de atuação.

Melhorar a gestão, adotar critérios de sustentabilidade e de conduta, ter políticas e procedimentos transparentes sobre potenciais conflitos de interesse e prevenção a atos ilícitos, aperfeiçoar canais de comunicação e atendimento, oferecer treinamento e capacitação adequada aos funcionários e colaboradores, estão entre os critérios que devem ser observados pelos terceiros para o sucesso e a continuidade das suas atividades.

Autor: Emerson Siécola

Advogado, professor, palestrante e colunista. Experiência profissional de mais de 25 anos, 15 dos quais dedicados à implantação de programas de compliance e gerenciamento de riscos corporativos.

Membro do ICB – Instituto Compliance Brasil, Comissão de Estudos de Compliance do IASP -Instituto dos Advogados de São Paulo, Comissão de Compliance e Anticorrupção da OAB/SP e Grupo de Trabalho de Ética e Governança Corporativa da Câmara de Comércio Brasil-Alemanha, São Paulo.

A Trevisan está oferecendo o curso de extensão Educação Executiva Gestão de Terceiros na Prática : Riscos , Controles e Compliance ministrado pelo Prof. Emerson Siecola para maiores informações entrar em contato edexecutiva@trevisan.edu.br ou (011) 3138-5204 /5231.

A sua empresa está preparada para o novo ambiente legal e regulatório em matéria de governança e anticorrupção?

Desde a promulgação da Lei 12.846/13 – Lei Anticorrupção, muito se leu e ouviu a respeito sobre os impactos desse novo normativo legal face a atividade empresarial. Paralelamente, há mais de um ano, os jornais nos inundam com manchetes sobre escândalos corporativos envolvendo empresas brasileiras dos mais variados segmentos.

A necessidade de uma gestão profissional e atualizada, de acordo com as melhores práticas em matéria de governança, gestão de riscos e compliance não é uma novidade no ambiente de negócios. As empresas e as organizações já operam tendo em vista o cumprimento de leis e regulamentos específicos, de acordo com o ramo de atuação. Isso é fato. Entretanto, estamos diante de uma nova realidade que conduz as empresas e as organizações a um caminho sem volta: a urgente necessidade de conhecer e aperfeiçoar, sem exceções, as suas estruturas de governança por meio das práticas internas de gestão de riscos, controles internos e compliance.

O Decreto 8.420, em seus artigos 41 e 42, definiu o que é o Programa de Compliance (ou de Integridade), sua estrutura e aplicação, bem como os parâmetros de avaliação por parte da autoridade fiscalizadora, respectivamente.

Nesse sentido, de forma complementar aos dispositivos do citado Decreto, a CGU – Controladoria Geral da União, atual Ministério da Transparência, Fiscalização e Controle, emitiu, dentre outros normativos, a Portaria nº 909, a qual dispõe sobre a avaliação dos Programas de Compliance das pessoas jurídicas, observada a apresentação dos relatórios de perfil e de conformidade do programa, conforme detalhamento contido nos artigos 3º e 4º.

Vale ressaltar que, para que a empresa ou organização possa se beneficiar da redução de multas ou mesmo para a celebração de um acordo de leniência, nos termos do Decreto 8.420, a pessoa jurídica deverá informar, a respeito da estrutura do Programa de Compliance, quais são e como os parâmetros foram implementados, bem como qual a importância da implementação. Deverá demonstrar, ainda, o funcionamento do Programa de Compliance por meio do histórico de dados, estatísticas e casos concretos, considerando as premissas de prevenção, detecção e remediação, dentro de um sistema de compliance.

Em síntese, os Programas de Compliance devem ser estruturados de acordo com as atividades, características e riscos atuais da pessoa jurídica, independentemente do tamanho e setor de atuação da empresa ou organização. Não nos esqueçamos das ações voltadas aos terceiros, assim definidos como fornecedores, prestadores de serviço, agentes intermediários e associados, segundo previsão contida no Art. 42, III, do Decreto 8.420.

Enfim, quando pensamos em compliance, de modo geral, devemos refletir sobre algo muito mais amplo do que conformidade legal ou normativa, diretrizes de conduta ética ou mesmo canal de denúncias. Devemos pensar também em como gerenciar riscos, controles internos, planos de contingência e continuidade, relação com terceiros, identificação de perdas, treinamento de colaboradores etc., cuja inadequação de processos e procedimentos possam vir comprometer a continuidade da empresa ou organização.

Adequar e fortalecer o funcionamento do sistema de governança, gestão de riscos, controles internos e compliance de qualquer organização é tarefa profissional, árdua e contínua.

Lembremos: tudo que tem de ser feito, deve ser bem feito.

 

Autor: Emerson Siécola

Advogado, professor, palestrante e colunista. Experiência profissional de mais de 25 anos, 15 dos quais dedicados à implantação de programas de compliance e gerenciamento de riscos corporativos. Membro do ICB – Instituto Compliance Brasil, Comissão de Estudos de Compliance do IASP – Instituto dos Advogados de São Paulo, Comissão de Compliance e Anticorrupção da OAB/SP e Grupo de Trabalho de Ética e Governança Corporativa da Câmara de Comércio Brasil-Alemanha, São Paulo.

A Trevisan está oferecendo o curso de extensão Educação Executiva Lei da Anticorrupção: Da teoria á Prática e Tendências pós Operação Lava Jato, ministrado pelo Prof. Emerson Siécola nos dias 07 à 10 de novembro de 2016, para mais informações entre em contato edexecutiva@trevisan.edu.br ou (011) 3138-5204 /5231.

Os canais de denúncias e de ouvidoria servem ao mesmo propósito?

Atualmente temos lido muito sobre os canais de denúncias e a sua importância para receber, examinar e encaminhar comunicações a respeito de possíveis situações de desvios de conduta e cometimento de atos ilícitos por parte de colaboradores ou terceiros, sobretudo após a edição das Leis Anticorrupção (12.846/13) e de Acesso à Informação (12.527/11).

Não raramente, a finalidade e os objetivos dos canais de denúncias e de ouvidoria são confundidos, ainda que em alguns casos, sirvam ao mesmo propósito. Daí a importância de destacarmos algumas particularidades sobre os citados canais.

Os canais de denúncias de irregularidades, previstos no código de conduta da organização, devem ser abertos e amplamente divulgados a colaboradores e terceiros. Servem ao propósito de acolher relatos, reclamações e denúncias, de modo a prevenir e combater fraudes e corrupção, e para a efetividade e transparência na comunicação e no relacionamento da organização com as partes interessadas.

Vale ressaltar que os canais de denúncias devem funcionar de forma independente e imparcial, com garantia de sigilo e confidencialidade do autor da mensagem ou denunciante, para promover, de forma tempestiva, as apurações e providências necessárias. Recomenda-se que o serviço seja executado por um terceiro de reconhecida capacidade.

Com respeito às ouvidorias, cujo surgimento nos remete à Suécia do século XIX, sob a expressão formal ombudsman, também adotada por aqui por algumas organizações, entendemos pelo canal que recebe e trata as reclamações de clientes que não foram solucionadas pelo atendimento habitual ou pelos canais de atendimento competentes (serviço de atendimento ao consumidor, por exemplo).

Por meio das ouvidorias, os clientes podem, ainda, propor soluções de melhoria e registrar elogios. Ou seja, as ouvidorias são “a voz dos consumidores dentro da empresa” e podem ser consideradas como a última instância para solução de conflitos entre a empresa/fornecedor e os clientes, já que possuem autonomia para, caso necessário, acionar as diversas áreas da estrutura corporativa. Importante destacar que as ouvidorias não substituem os canais convencionais de atendimento.

Apesar dos avanços observados nas estruturas dos canais de denúncias e das ouvidorias, quer sejam públicas ou privadas, muitos são os desafios a serem enfrentados em busca da integridade corporativa e da melhoria contínua.

Prof. Emerson Siécola de Mello é Advogado, diretor da Integrity Brasil e professor no MBA Gestão de Riscos e Compliance da Trevisan Escola de Negócios.

Teste de Integridade – uma das medidas Anticorrupção

O Ministério Público Federal, no último dia 20 de março de 2015, propôs como uma das medidas para prevenção e combate à corrupção, a aplicação de Testes de Integridade, destacando ainda no texto dessas medidas, disponíveis no site Combate à Corrupção do MPF: “O pressuposto desses testes não é a desconfiança em relação aos agentes públicos, mas sim a percepção de que todo agente público tem o dever de transparência e accountability, sendo natural o exame de sua atividade. A realização desses testes é incentivada pela Transparência Internacional e pela ONU.”.

A adequação dos comportamentos éticos dos profissionais nas organizações por meio da compreensão, identificação, mitigação, análise das consequências e prevenção das atitudes inadequadas é uma tarefa difícil, e ainda assim, necessária.

As organizações, sejam elas públicas ou privadas, necessitam cada vez mais buscar meios para analisar não apenas a capacidade técnica e intelectual dos seus candidatos, profissionais, terceiros e fornecedores, mas também a capacidade de discernimento, e mais, a capacidade de resistência a pressões situacionais quando diante de dilemas éticos que podem sofrer ao longo de suas atividades dentro das organizações, sendo Testes de Integridade uma das ferramentas cabíveis.

Testes de Integridade são aplicados nos Estados Unidos desde a década de 80, sendo que estudos realizados em cerca de 500.000 participantes revelaram que seu valor preditivo é equivalente a testes de personalidade, o que confirma a importância da avaliação do fator integridade nas organizações. Eles podem ser velados, ou seja, sem o conhecimento do `testado`, ou ainda transparente, com o conhecimento e consentimento da pessoa.

Todavia, conforme adverte o sociólogo Edgard Morin (2004), age com arrogância aquele que qualifica como “desonesto” os que contradizem seus conceitos morais, como se fossem capazes de “entrar na consciência” do outro, rotulando pessoas como se estivessem em condições de ser juízes da moral universal.

Assim, teste de Integridade devem ser aplicados com o objetivo de compreender a potencialidade de resiliência de profissionais quando se depararem com dilemas éticos no exercício de suas atividades profissionais e, com isso, apresentando soluções de desenvolvimento dessa resiliência, contribuindo com a mudança na forma de tratativa da dimensão humana do risco organizacional, não mais apenas em um modelo reativo, mas em um modelo de prevenção e promoção, baseado nas potencialidades e recursos que o ser humano tem em si mesmo e no contexto a que se encontra.

A ferramenta deve aferir as atitudes e opiniões dos respondentes tanto pela vertente cognitiva, a qual objetiva compreender o grau de conhecimento que o participante tem daquele assunto, como também pela vertente comportamental, tratando de ações passadas e/ou futuras diante de temas relevantes para as atividades laborais as quais enfrenta ou enfrentará.

Teste de Integridade é uma ferramenta de Compliance e estas contribuem para o enfrentamento da fraude e corrupção. Daí a importância das organizações investirem em um programa complexo de gestão da ética que possa compreender e mitigar ações inadequadas. Analisar a resiliência de integridade do indivíduo aponta que quanto maior a sua magnitude, menor a manifestação de comportamentos antiéticos no ambiente de trabalho.

Agora todo mundo quer saber de programa de compliance

Interessante como o mundo corporativo é repetitivo, a cada escândalo, sempre surgem pessoas dizendo o que fazer através de leis e normativos, engraçado como somo tão corretivos, será que um dia seremos preventivos?

Basta lembrar o 11 de setembro de 2001, causado por terroristas, e o mundo inteiro abriu os olhos para as questões de lavagem de dinheiro, e vale lembrar que a lei 9.613 era de 1998, mas somente três anos depois, todos começaram a ter olhos para o Compliance. E o escândalo financeiro da Enron em 2002, que ocasionou perdas bilionárias, e quebrou a Arthur Andersen, uma das BIG Five de Auditoria na época, em seguida apareceu a SOX. E a crise do subprime americana, que estamos com resquícios até hoje no mercado mundial, fez o pessoal avaliar melhor a gestão de riscos. E as fraudes contábeis do Banco Panamericano e as liquidações de bancos como Cruzeiro do Sul e Banco BVA com gestões no minimo estranhas ou sem base nenhuma, que quebraram as duas instituições, fez com que as auditorias e órgãos reguladores mudassem seus normativos e processos de fiscalização.

Em janeiro de 2014 entrou em vigor a lei Anticorrupção, e 0 caso da estatal Petrobras, esta despertando a reação pública e uma repercussão entre a população brasileira e pelo mundo afora, tem causado um panico para muitas empresas que buscam meios de se proteger de casos de fraudes e manter a sua reputação.

Muita gente tem procurado saber o que é realmente um programa de compliance, pois a empresa que provar que possui um programa efetivo de compliance, poderá minimizar o impacto das punições legais e regulatórias, amenizando as multas e punições que poderão surgir. Citamos abaixo alguns exemplos clássicos de programa de compliance:

  • Código de Conduta ou Ética que reflita a cultura da organização
  • Políticas e Procedimentos escritos: claros e simples/acessíveis
  • Questões de Compliance identificadas e recepcionadas/tratadas
  • Treinamento constante de Empregados e Terceiros/Parceiros
  • Auditoria Interna testando a efetividade dos controles e sugerindo melhorias, sempre que necessário
  • Envolvimento do “Board”

Então, muita coisa deve ser mudada, mas os gestores e administradores, devem buscar conhecer melhor estes processos de gestão, afinal estamos em um caminho, que acredito sem volta, na busca pela melhoria dos processos e manutenção da saúde financeira das organizações, basta ler as noticias sobre as empreiteiras, que estão entrando com recuperação judicial, pois permitiram um série de operações que podem até leva-las a falência, será que vale a pena?

* Marcos Assi é professor e consultor da MASSI Consultoria – Prêmio Anita Garibaldi 2014, Prêmio Quality 2014, Prêmio Top of Business 2014 e Comendador Acadêmico com a Cruz do Mérito Acadêmico da Câmara Brasileira de Cultura, professor de MBA Trevisan Escola de Negócios, entre outras, autor dos livros “Controles Internos e Cultura Organizacional”, “Gestão de Riscos com Controles Internos” e “Gestão de Compliance e seus desafios” pela Saint Paul Editora. www.massiconsultoria.com.br

Quando o Compliance avisa ninguém dá ouvidos, mas…

Mas ninguém dá ouvidos, exatamente isso, falar de programa de compliance onde buscamos orientar e treinar os profissionais de nossas organizações parece fácil, mas quando o problema acontece, perguntam onde estava os controles internos, compliance e a auditoria. E onde estavam, no mesmo lugar de sempre, aguardando os clientes internos para orientação e busca de atendimento da regulamentação.

E lendo o Valor Econômico, vi que o Ministério Público Federal (MPF) quer acionar judicialmente instituições bancárias por suposta corresponsabilidade em atos ilícitos de gerentes de bancos que teriam sido cooptados pelo esquema de lavagem de dinheiro, evasão de divisas e corrupção coordenado pelo .

Afinal segundo a investigação da operação “Lava-Jato”, gerentes de agências de grandes bancos teriam sido cooptados e com isso os representantes de todas essas instituições serão chamados a depor, mas ainda não está claro quais delas serão acionadas judicialmente.

Acredito que as tais Leis sobre Práticas de Corrupção no Exterior (termo em inglês: Foreign Corrupt Practices Act – FCPA) ou sobre crimes de evasão de divisas e de conformidade tributária para contas estrangeiras (termo em inglês: Foreign Account Tax Compliance Act – FATCA) ou Lei 12.846/12, conhecida como Lei Anticorrupção, Lei 12.683/12, a lei de prevenção à lavagem de dinheiro devem ser levadas mais a sério.

Agora a força-tarefa da operação Lava-Jato está analisando transações bancárias suspeitas de irregularidades e que, segundo a apuração, teriam contribuído de modo significativo para o sucesso do esquema de envio ilegal de dinheiro ao exterior, principalmente por meio de importações falsas, “subterfúgio largamente empregado para a movimentação de recursos sem origem, oriundos de crimes”.

Somente para lembrar em abril, a Polícia Federal (PF) prendeu o gerente de agência do BB em São Paulo, Rinaldo Gonçalves de Carvalho, que está sendo acusado de integrar o esquema ilegal de operações financeiras capitaneado por Nelma Kodama, doleira que sustentava o sistema paralelo de Youssef, juntamente com Raul Srour e Carlos Habib Chater.

Espero que o doleiro Youssef, que acertou acordo de delação premiada com MPF e PF, apresente maiores detalhes das práticas empregadas para burlar as normas vigentes e facilitar o fluxo financeiro da rede de doleiros.

Segundo o operador de Nelma Kodama afirmou que o esquema só teve êxito porque “o banco é conivente na movimentação financeira, porque se a mesma empresa, que não tem sede, que não tem radar, que não tem funcionários (…) movimenta no dia um valor que na verdade ela não teria condições de movimentar no mês, o banco também sabe o que está acontecendo”, e onde fica o conheça seu cliente

Agora os bancos terão que firmar o Termo de Ajustamento de Conduta (TAC). Eles têm obrigação de prevenir, evitar e comunicar a ocorrência da lavagem de dinheiro”, avaliou um dos investigadores.

Agora cabe aos bancos demostrar seus programas de compliance, e fica a dica para os outros que possuir normas, politicas, procedimentos e sistemas não bastam, devemos fazer com que todos estejam em compliance, senão muitos outros casos ocorreram, e aí já viu: “não sabia de nada”, “eu não vi nada” ou “ não tenho condições de estar em todos os processos”, e blá, blá, blá…

A matéria diz que segundo uma fonte de um dos bancos, se por um lado pode ter havido facilitação dos gerentes, por outro, as investigações se originaram de alerta dos bancos ao Coaf sobre movimentações suspeitas. Para essa fonte, o sistema bancário mais atrapalhou os fraudadores do que ajudou com a suposta omissão, devemos averiguar, todos devem apresentar seus dossiês e processos de auditoria, basta provar que realizou o compliance.

* Marcos Assi é professor e consultor da MASSI Consultoria – Prêmio Anita Garibaldi 2014, Prêmio Quality 2014, Prêmio Top of Business 2014 e Comendador Acadêmico com a Cruz do Mérito Acadêmico da Câmara Brasileira de Cultura, professor de MBA Trevisan Escola de Negócios, entre outras, autor dos livros “Controles Internos e Cultura Organizacional”, “Gestão de Riscos com Controles Internos” e “Gestão de Compliance e seus desafios” pela Saint Paul Editora. www.massiconsultoria.com.br